ExcelMailer 用户手册

1. 工具简介

ExcelMailer 是一款以 Excel 加载项（COM Add-in）形式运行的综合工具，安装后会在 Excel 功能区中新增一个 「邮件」 选项卡。

它的能力分为四大块：

核心设计思路：把「邮件方案」保存成独立的 .emr 文件（本质是一个 Excel 工作簿）。方案里包含两张工作表——邮件服务器配置 和 邮件发送列表。你只要维护这两张表，点一下「发送邮件」即可。

2. 安装、注册与激活

2.1 系统要求

2.2 安装

1. 关闭所有正在运行的 Excel 窗口。
2. 右键安装程序 → 以管理员身份运行。
3. 按向导完成安装（安装位置默认为 C:\Program Files\ExcelMailer）。
4. 安装完成后重新启动 Excel。

启动 Excel 后，功能区应出现 「邮件」 选项卡。

2.3 确认加载项已启用

若没有看到「邮件」选项卡，按以下步骤检查：

1. 打开 Excel → 文件 → 选项 → 加载项。
2. 页面底部「管理」下拉框选择 COM 加载项 → 点击 转到。
3. 在列表中勾选 ExcelMailer。
4. 若列表中根本没有 ExcelMailer，说明注册未成功 —— 请以管理员身份运行安装目录下的 Install_Register.bat，然后重启 Excel。

2.4 授权与激活

点击 邮件 → 工具相关 → 获取授权，进入「工具授权信息」窗口。

激活流程（两步）：

窗口上会显示你的机器码（正在获取机器码……→ 机器码：AAA）。提交后 1 个工作日内完成授权，授权码将发送至你填写的邮箱。如急需，可联系 QQ 4933188 申请快速授权。

已购买用户的激活方式：点击 我已有授权码，在「授权码」输入框中填入收到的授权码后确认。

授权状态说明：

• 未授权 / 临时授权过期：已发邮件正文会自动附加推广信息与 logo。
• 获得最高授权：附加内容不再出现。

提示：邮箱的作用仅用于接收授权码，请填写常用且能正常收信的邮箱。

2.5 卸载

通过 控制面板 → 程序和功能 卸载「ExcelMailer」。卸载程序会自动注销两套组件并清除加载项注册项。

3. 界面总览

安装后，「邮件」选项卡位于 「开始」选项卡之后，包含 6 个功能组：

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  邮件工具             批量处理工具        提效工具         美化工具     │
│ ┌────┐┌────┐┌────┐┌────┐  ┌────┐┌────┐┌────┐┌────┐  ┌──────┐┌──────┐ │
│ │新建││管理││测试││发送│  │数据││数据││格式││批量│  │数值化││工作表│ │
│ │方案││方案││服务器││邮件│  │拆分││合并││转换││加密│  │  ▾   ││目录 ▾│ │
│ └────┘└────┘└────┘└────┘  └────┘└────┘└────┘└────┘  └──────┘└──────┘ │
│                                                                       │
│   快捷设置               工具相关                                      │
│ ┌────┐┌────┐┌────┐    ┌────┐┌────┐┌────┐┌──────┐                     │
│ │删除││路径││零值│    │工具││最高││关于││帮助 ▾│                     │
│ │个人││转超││显示│    │设置││权限││工具││      │                     │
│ │信息││链接││零  │    └────┘└────┘└────┘└──────┘                     │
│ └────┘└────┘└────┘                                                    │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

各按钮一览：

快捷键用法：先按 Alt，再按 S 进入「邮件」选项卡，然后按对应字母。例如「发送邮件」是 Alt → S → D。

「测试服务器」按钮的显示条件：仅当发送方式为 SMTP 时显示。若发送方式选择了 Outlook，该按钮自动隐藏（因为 Outlook 不需要 SMTP 配置）。

4. 核心功能：邮件群发

4.1 三个核心概念

4.2 完整操作流程

① 设置数据目录  →  ② 新建邮件方案  →  ③ 填写服务器配置
                                          ↓
⑥ 正式发送      ←  ⑤ 测试发送      ←  ④ 填写发送列表

步骤 ① 设置数据目录

点击 工具相关 → 工具设置，在「数据文件存放位置」处点击 浏览 选择目录。

程序会自动在该目录下创建 数据文件 子目录，并建立 邮件方案\ 与 已发邮件\ 两个子目录。

若未设置，程序默认使用「我的文档\数据文件\」。

步骤 ② 新建邮件方案

点击 邮件工具 → 新建邮件方案，输入方案名称 → 确认。

• 方案名称中以下字符会被自动过滤：* / \ : ? " < > |
• 若同名方案已存在，窗口下方会提示「该名称的方案已经存在，请修改方案名称！」。

创建后程序会自动生成两张工作表并切换到 邮件服务器配置。

步骤 ③ 填写服务器配置

在 邮件服务器配置 工作表中，从第 3 行开始逐行填写。列定义如下：

多服务器轮换机制：

• 程序从第 1 台服务器开始使用；
• 在某台服务器上成功发送满「连续发送量」封后，自动切换到下一台；
• 用完全部服务器后回到第 1 台，循环往复。

单元格输入提示：B、G、H 三列已内置数值校验，鼠标选中单元格时会弹出输入提示，输入超范围的值会被拒绝。

步骤 ④ 填写邮件发送列表

切换到 邮件发送列表 工作表，从第 3 行开始，一行 = 一封邮件。列定义如下（共 22 列）：

收件人格式（两种均可）：

1、10000@qq.com
2、腾讯<10000@qq.com>

关于「关键字」与变量替换（进阶）

邮件发送列表 第 2 行的列标题就是变量名。当正文 HTML 文件中出现 #列名# 时，程序会在发送时替换为该行对应列的值。

例如：若 J 列（邮件主题）内容为 尊敬的#关键字#，您好，A 列（关键字）为 张三，则实际发出的主题为 尊敬的张三，您好。

说明：你可以在第 2 行之后自行新增自定义列（列标题不能与已有的重复），这些自定义列同样可以作为变量使用。这让你能用一张表管理个性化内容。

步骤 ⑤ 测试发送

1. 点击 邮件工具 → 测试服务器。
2. 程序会依次向每台服务器的配置邮箱发送一封测试邮件。
3. 结果会写入 邮件服务器配置 表的 I 列：
   • 「服务器配置成功」（绿色）表示可用；
   • 其他文字（红色）为具体错误原因。
4. 请检查收件箱确认收到测试邮件，并根据测试结果修正配置。

测试时会在窗口底部状态栏显示实时进度。

步骤 ⑥ 正式发送

点击 邮件工具 → 发送邮件。

发送过程中：

• 底部状态栏实时显示「总计需要发送 N 封邮件，当前正在发送第 M 封」及百分比进度；
• 发送结果逐行写入 V 列，并按颜色区分：
  • 绿色：发送成功
  • 红色：发送失败（附错误原因）
  • 紫色：本轮跳过的邮件
• 发送成功的行，B 列会自动改为「否」，避免下次重复发送；
• 若某行附件路径不存在，对应的附件单元格会被标红加粗，且该封邮件不发送。

全部执行完毕后，会弹出「邮件已经成功发送完毕」的提示窗口。

失败邮件如何重发：把失败行的 B 列改回「是」，再次点击「发送邮件」即可。程序会重新发送 B 列为「是」的所有行。

4.3 发送方式：SMTP 与 Outlook

在 工具设置 窗口中选择发送方式：

选择 Outlook 模式时：

• 「测试服务器」按钮会隐藏；
• 邮件服务器配置 工作表会自动隐藏（不需要填写）；
• 启动发送前，程序会检测 Outlook 是否可用，若异常会提示「Outlook 程序异常，请检查是否正确安装并配置 Outlook 程序」；
• Outlook 必须已完成账号配置，且建议保持 Outlook 处于运行状态。

5. 批量处理工具

5.1 数据拆分

点击 批量处理工具 → 数据拆分，打开「单变量拆分成工作簿」窗口。

功能：按一个变量的取值，把一个工作簿（或某张工作表）中的数据拆分成多个独立的工作簿或工作表。

典型场景：一张总表里有多个部门/多个地区的数据，按「部门」列拆成 N 个文件，每个部门一个文件。

操作步骤：

1. 拆分当前工作簿 / 拆分当前工作表：选择拆分范围。
2. 工作表清单：勾选需要参与拆分的工作表，并为每张表输入变量单元格地址（如 $B$1）。
3. 变量 [每行一个]：逐行输入变量值清单（即要拆出的目标值）。
4. 分类字段所在列：指定按哪一列进行匹配。
5. 目标形态：
   • 拆分成工作簿：每个变量生成一个独立文件；
   • 拆分成工作表：每个变量生成一张工作表。
6. 存储路径：输出目录。
7. 名称前缀 / 名称后缀：用于构造输出文件名。
8. 冲突处理（两种形态各有一组）：
   • 工作簿：工作簿存在时替换工作簿 / 工作簿存在时追加工作表
   • 工作表：工作表存在时忽略 / 工作表存在时替换
9. 勾选 保留原有公式、保存成XLS文件（如需）等选项。
10. 点击 拆分当前工作簿 / 拆分当前工作表 执行。

提示：变量值清单必须与表格中实际存在的值一致，否则拆出的文件可能是空的。

5.2 数据合并

点击 批量处理工具 → 数据合并，打开「数据合并」窗口。

功能：把多个来源的数据汇总到一个目标中。

操作步骤：

1. 添加来源：点击「浏览」逐个添加待合并的文件；也可勾选 含CSV文档 一同纳入。
2. 可供合并的数据源：列表显示已添加的来源，可删除。
3. 合并形态（三选一）：
   • 工作簿合并为工作簿
   • 工作簿合并为工作表
   • 工作表合并为工作表
4. 工作表选择方式：
   • 所有非空表：自动处理
   • 指定工作表：配合 按名称（填「指定的工作表名称」）或 按索引 定位
5. 数据位置 / 数据末行：指定从哪一行开始算数据、到哪一行为止。
6. 勾选 保留格式（如需）。
7. 点击执行。

5.3 格式转换

点击 批量处理工具 → 格式转换，打开「批量转换文件格式」窗口。

功能：批量把一个目录下的 Excel 文件转换成指定格式。

操作步骤：

1. 数据位置：点击「浏览」选择存放源文件的目录。
2. 请选择目标文件类型，四选一：

3. 点击 确定，程序批量转换并显示进度。

5.4 批量加密

点击 批量处理工具 → 批量加密，打开「批量加密」窗口。

功能：批量给目录下的文档设置打开密码。

密码来源有两种模式：

其他选项：

• 数据位置：目标目录
• 保存成XLS文件：转换格式后加密
• 覆盖原文件：是否直接覆盖（不勾选则另存）

6. 提效工具

6.1 数值化

作用：把公式计算结果转为静态数值，消除公式依赖。

6.2 工作表目录

作用：自动生成工作表索引。

适合工作表数量多的工作簿。

6.3 密码管理

设置密码时窗口会提示「请慎用中文密码」。

6.4 合并

「单元格高级合并」窗口的 4 种方式：

配合「合并方向」（按行/按列）使用。

6.5 清理

6.6 工作表标签排序

点击 提效工具 → 工作表标签排序，打开「工作表标签排序」窗口。

排序依据：按拼音 / 按笔画
排序方法：升序 / 降序
手动排序：选中某个工作表后，用 置顶 / 前移 / 后移 / 置尾 调整位置。

7. 美化工具

7.1 特细边框（主按钮 = 黑色特细边框）

点击主按钮直接套用黑色特细边框；点击下拉箭头展开配色菜单：

快捷选色（8 种）：红色、绿色、蓝色、紫色、橙色、白色、黑色、灰色

更多颜色：打开系统调色板自定义颜色。

使用方式：先选中要加边框的单元格区域，再点击相应颜色。

7.2 网格线（主按钮 = 紫色网格线）

点击主按钮直接套用紫色网格线；点击下拉箭头展开菜单：

7.3 批量冻结窗格

点击 提效工具 → 批量冻结窗格，打开「批量冻结窗格」窗口。

操作步骤：

1. 请选择工作表：用 全选 / 全不选 / 反选 勾选需要处理的工作表。
2. 冻结范围：设定 冻结的行数 与 冻结的列数。
3. 点击 确定冻结 应用；点击 取消冻结 移除所选工作表的冻结。

适合几十张结构一致的工作表需要统一冻结表头的场景。

8. 批注美化（审阅选项卡）

安装后，Excel 的 「审阅」 选项卡中会新增一个 「批注美化」 功能组（位于原有「批注」组之后）。

8.1 批注作者

窗口操作：

1. 选择作用范围（三选一）：
   • 修改当前工作簿中所有批注
   • 修改当前工作表中所有批注
   • 修改当前选区中所有批注
2. 在「新的作者名称」中输入新名称。
3. 如需彻底移除作者信息，勾选 删除批注框内的作者名。
4. 勾选 同时美化批注（可选）。
5. 点击 确认。

8.2 一键美化

点击下拉箭头，选择框线风格 × 配色的组合：

共 12 种预设（点击主按钮直接套用默认风格）。

8.3 自动大小

点击 自动大小：批注框自动调整到刚好容纳文字。

8.4 批注形状

下拉菜单提供 22 种形状：

8.5 批注背景颜色

快捷选色：红色 / 绿色 / 蓝色 / 紫色 / 橙色 / 白色 / 黑色 / 无背景颜色
更多颜色：系统调色板

8.6 批注字体颜色

快捷选色：红色 / 绿色 / 蓝色 / 紫色 / 橙色 / 白色 / 黑色
更多颜色：系统调色板

8.7 批注边框颜色

快捷选色：红色 / 绿色 / 蓝色 / 紫色 / 橙色 / 白色 / 黑色 / 无边框
更多颜色：系统调色板

8.8 批注边框线形

实线、虚线-圆点、虚线-方点、短划线、短划线-点、长划线、长划线-点、长划线-点-点（共 8 种）

8.9 批注边框粗细

0.25磅、0.50磅、0.75磅、1.00磅、1.50磅、2.25磅、3.00磅、4.50磅、6.00磅、8.00磅（共 10 档）

9. 快捷设置

「快捷设置」组提供 3 个开关型复选框（选中 = 开启）：

10. 工具相关

10.1 工具设置

数据文件存放位置
点击 浏览 选择目录。程序会在该目录下自动创建 数据文件 子目录及下属的 邮件方案\、已发邮件\ 两个子目录。

发送方式

• SMTP（默认）
• OUTLOOK [需要先配置好OUTLOOK]

切换方式后，邮件服务器配置 工作表会自动显示或隐藏。

使用统计
显示「您已经使用本工具成功发送邮件 N 封！」。点击可清零计数器。

安全密码（可选）
用于保护「管理邮件方案」功能，防止他人打开/删除你的方案。

勾选「显示密码」可切换密码的明文/掩码显示。

10.2 最高权限

点击 最高权限，进入最高权限模式。此模式下可解锁受限功能。

10.3 关于工具

显示工具版本、作者（轩辕轼轲）、官方网站及官方 QQ 群信息。

10.4 帮助菜单

11. 数据文件与目录结构

默认位置：我的文档\数据文件\（可在「工具设置」中更改）

数据文件\
├── 邮件方案\                ← 存放所有 .emr 邮件方案文件
│   ├── 新邮件方案.emr
│   └── 客户通知.emr
└── 已发邮件\                ← 已发邮件存档（.eml 格式）
    └── 20260408\            ← 按日期自动分文件夹
        ├── 20260408103015 - 张三 - 月度报表.eml
        └── ...

文件命名规则：已发邮件按 发送时间戳 - 关键字 - 主题.eml 命名，并按发送日期建立子目录，便于追溯。

打开方案的方式：

• 通过 管理邮件方案 窗口打开；或
• 直接从 数据文件\邮件方案\ 目录双击 .emr 文件。

12. 常见问题（FAQ）

安装与加载

Q1：安装后 Excel 里找不到「邮件」选项卡？
A：依次检查：① 关闭全部 Excel 后重新打开；② 文件 → 选项 → 加载项 →（底部）管理：COM 加载项 → 转到，确认 ExcelMailer 已勾选；③ 若列表中没有 ExcelMailer，以管理员身份运行安装目录下的 Install_Register.bat；④ 确认已安装 .NET Framework 4.0 或更高版本。

Q2：安装时提示需要 .NET Framework？
A：安装程序会引导你下载安装。也可从微软官网手动安装 .NET Framework 4.0 或更高版本后重试。

Q3：我的 Office 是 64 位的，需要用不同的安装包吗？
A：不需要。同一份安装程序已包含 32 位与 64 位两套组件，会自动适配，无需区分。

Q4：Excel 启动变慢或提示加载项被禁用？
A：Excel 在加载项崩溃过数次后会自动禁用。前往 文件 → 选项 → 加载项 →（底部）管理：禁用项目 → 转到，将 ExcelMailer 启用；再到 COM 加载项中勾选。

邮件发送

Q5：点击「发送邮件」提示「请打开邮件方案后再发送邮件」？
A：需要先通过 管理邮件方案 打开一个方案，或直接打开一个 .emr 文件。

Q6：提示「您还没有配置任何有效的邮件列表」？
A：邮件发送列表 工作表第 3 行起没有任何数据。请至少填写一行。

Q7：提示「您还没有配置任何有效的SMTP服务器」？
A：邮件服务器配置 工作表第 3 行起没有数据。若你使用 Outlook 发送，则不需要此表——请到「工具设置」中把发送方式改为 OUTLOOK。

Q8：SMTP 配置测试失败，如何排查？
A：按 I 列给出的错误信息定位，常见原因：

Q9：为什么建议配置多台服务器？
A：公共邮箱对单账号的日发送量有严格限制（通常几十到几百封），超限后会被临时封禁。多服务器轮换是规避限制的标准做法。配合 G 列「发送时间间隔」和 H 列「连续发送量」可进一步降低被风控的概率。

Q10：部分邮件发送失败，如何重发？
A：失败信息会记录在 V 列。把失败行的 B 列改回「是」，再次点击「发送邮件」即可。程序只发送 B 列为「是」的行。

Q11：发送成功但对方没收到？
A：依次排查：① 检查对方垃圾邮件箱；② V 列显示成功仅代表已投递到 SMTP 服务器，不代表对方已接收；③ 若大量进垃圾箱，需检查发件域名 SPF/DKIM 配置，或减少单次发送量、增大发送间隔。

Q12：附件没有发出去，单元格变红了？
A：该附件路径对应的文件不存在。请修正路径（可在单元格中双击选择文件）。

Q13：如何让每封邮件的内容不同（个性化）？
A：利用变量替换。邮件发送列表 第 2 行的列标题即变量名；在正文 HTML 文件中写 #列名#，发送时会替换为该行对应列的值。详见 4. 核心功能：邮件群发。

Q14：发送很慢，能加快吗？
A：发送速度由 邮件服务器配置 表的 G 列表（发送时间间隔） 决定。调小可加快，但过快容易触发服务器风控导致失败。建议 QQ 邮箱间隔 3~10 秒，企业邮箱可适当减小。

Q15：发送过程中界面卡住不响应？
A：发送是同步执行的长任务，期间 Excel 界面会暂停响应，这是正常现象。请勿强制关闭 Excel。发送过程中底部状态栏会持续显示进度。

批量处理

Q16：数据拆分出来的文件是空的？
A：「变量 [每行一个]」中填写的值必须与表格中实际存在的值完全一致（包括前后空格）之一。请核对变量清单。

Q17：数据合并后格式丢失了？
A：确认已勾选 保留格式。部分合并模式下格式无法完整继承，属正常现象。

Q18：格式转换成 .xls 后数据变少了？
A：.xls（Excel 97-2003）格式上限为 65,536 行 × 256 列。超过部分会被截断，请改选 .xlsx。

Q19：批量加密后忘记密码了怎么办？
A：Excel 的打开密码采用强加密，无法通过工具找回。只能从备份恢复。建议在加密前保留一份未加密副本。

Q20：批量冻结窗格后想取消？
A：重新打开该窗口，勾选对应工作表，点击 取消冻结。

数据与设置

Q21：邮件方案保存在哪里？能拷到别的电脑用吗？
A：在 数据文件\邮件方案\ 目录下。.emr 文件可以拷贝——但注意其中包含你的 SMTP 密码明文信息，请谨慎保管，建议加密存放。

Q22：换了电脑，之前的方案怎么迁移？
A：把 数据文件 整个目录拷贝到新电脑，然后在新电脑的「工具设置」中把数据目录指向该位置。

Q23：发送统计计数如何清零？
A：工具设置 → 使用统计，点击计数显示处即可清零。

Q24：如何重新设置数据目录？
A：工具设置 → 数据文件存放位置 → 浏览，选择新目录。已有方案需要手动拷贝过去。

Q25：忘记「管理邮件方案」的安全密码怎么办？
A：安全密码用于保护方案管理功能。若遗忘，需要清除该设置（可联系技术支持 QQ 4933188）。

13. 使用限制与注意事项

13.1 不可撤销的操作（务必先备份）

以下操作直接修改文件且无法用 Ctrl+Z 撤销，执行前请保存或备份：

13.2 邮件发送的合规提醒

• 请勿发送垃圾邮件。批量发送必须建立在收件人同意接收的基础上。
• 请遵守《中华人民共和国网络安全法》《个人信息保护法》及你所在地的法律法规，以及所用邮箱服务商的使用条款。
• 使用「要求已读回执」功能会给收件人带来打扰，请慎用。
• 建议在邮件正文中提供退订方式。

13.3 发送量控制建议

13.4 环境相关限制

• Excel 位数无关：32 位 / 64 位 Office 均可，但请确保安装的是对应完整的安装包。
• 不支持 Excel 2003 及更早版本。
• Outlook 模式要求本机 Outlook 已完成账号配置并建议保持运行。
• 部分功能依赖 Windows 系统组件，在精简版系统上可能不可用。

13.5 数据安全建议

• .emr 方案文件包含 SMTP 账号密码信息，请勿通过公共渠道传输，建议对 数据文件 目录加密。
• 已发邮件存档（.eml）包含邮件全文与附件，注意保管。
• 建议定期备份 数据文件 目录。

附录 A：邮件服务器配置表字段速查

附录 B：邮件发送列表字段速查

附录 C：错误提示速查

本手册基于 ExcelMailer V3.26.1003 编写。本版本与 V3.19.0506 相比功能保持一致，主要修复了大量已知缺陷并提升了稳定性与兼容性；如遇界面细节差异，请以实际程序为准。